檔案數(shù)字化是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、掃描矩陣CCD技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)(錄音、錄像)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)。

它把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲，網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，及時提供利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。

實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化的管理會遇到哪些問題

一、檔案管理人員的素質(zhì)有待提升

我國檔案管理人員隊(duì)伍主要存在的問題是檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平與綜合素質(zhì)有待提升，且檔案管理人員隊(duì)伍老齡化問題嚴(yán)重。由于檔案管理工作對年輕人缺乏一定的吸引力，許多年輕人都不愿從事該類工作，在擇業(yè)中通常會選擇具有挑戰(zhàn)性與發(fā)展前途的工作，加劇了檔案管理人員隊(duì)伍的老齡化問題;年事已高的檔案管理人員通常思維守舊，不能很好地適應(yīng)數(shù)字化管理，在開展數(shù)字化檔案管理工作中經(jīng)常不能熟練操作計(jì)算機(jī)。此外，受傳統(tǒng)思想觀念的束縛較深，檔案管理人員在新時代背景下缺乏創(chuàng)新意識，忽視對檔案資源的發(fā)掘工作，制約了檔案管理數(shù)字化進(jìn)程。

二、缺乏先進(jìn)的數(shù)字化設(shè)備

軟件資源、硬件資源以及網(wǎng)絡(luò)資源等是檔案數(shù)字化管理的基礎(chǔ)，然而，受到資金限制，企業(yè)無法配齊各種數(shù)字化設(shè)備，尤其是計(jì)算機(jī)系統(tǒng)與程序過于陳舊，阻礙檔案管理的工作質(zhì)量與效率提升。在推進(jìn)檔案數(shù)字化管理進(jìn)程中，計(jì)算機(jī)設(shè)備是不可缺少的重要內(nèi)容，是實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的基礎(chǔ)。因此，要想實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化，企業(yè)要積極引進(jìn)各種先進(jìn)的現(xiàn)代化設(shè)備，及時更新陳舊的設(shè)備程序與系統(tǒng)等，從而滿足新時期檔案數(shù)字化管理的需要，為檔案資料的可靠性與真實(shí)性提供重要保障，實(shí)現(xiàn)對各種檔案資料的長久保存，充分挖掘檔案資料的價值。

三、檔案數(shù)字化管理存在風(fēng)險

隨著信息時代的到來，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與計(jì)算機(jī)技術(shù)在社會各個領(lǐng)域之中應(yīng)用廣泛，在給人們帶來許多便利的同時引發(fā)了信息安全問題，特別是計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中的檔案信息極易受到病毒與黑客攻擊，加大了檔案管理工作的難度。此外，在紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化電子檔案的過程中，檔案編輯多采用電子編碼技術(shù)，但該技術(shù)在應(yīng)用中存在一定的不足，具體表現(xiàn)為原始憑證在被修改后不存在遺留痕跡，導(dǎo)致管理人員無法在第一時間被發(fā)現(xiàn)。因此，要高度警惕各種違反檔案法律法規(guī)的行為。

駐馬店市第二人民醫(yī)院辦公室 朱奔啟