□ 黃素麗

人事檔案管理工作是一項(xiàng)政策性、機(jī)密性、專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)的工作，人事檔案管理水平的高低直接體現(xiàn)著人力資源管理能力的好壞，各級(jí)管理部門(mén)要充分認(rèn)識(shí)到該項(xiàng)管理工作的重要性，加強(qiáng)對(duì)人事檔案的管理，及時(shí)研究解決人事檔案管理工作中遇到的問(wèn)題，在人力、物力、財(cái)力等方面給予大力支持，從而積極推動(dòng)基層人事檔案管理工作的開(kāi)展，以提高人事檔案工作的管理水平，為人事管理工作提供更好的保障和服務(wù)。

一、目前人事檔案管理主要存在的問(wèn)題

(一)對(duì)人事檔案的重視程度不夠。一種是思想認(rèn)識(shí)陳舊片面。由于歷史的原因，以往的人事檔案主要收集的是一個(gè)人的政治歷史材料、家庭出身及社會(huì)關(guān)系等材料，而現(xiàn)在各項(xiàng)工作重心轉(zhuǎn)移，組織人事政審工作相對(duì)減少一些，人們就認(rèn)為人事檔案“沒(méi)什么用了”；另一種是受許多新建私營(yíng)企業(yè)、公司用人不建檔案的影響，存在著“要不要人事檔案無(wú)所謂”的錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)。以上兩種輕視人事檔案工作的思想都表明了一些人對(duì)人事檔案工作缺乏了解，對(duì)在人才資源開(kāi)發(fā)中人事檔案的作用缺乏認(rèn)識(shí)。　       (二)檔案管理不規(guī)范。一是收集歸檔工作制度不健全、執(zhí)行不嚴(yán)格。少數(shù)管檔部門(mén)只照搬中組部下發(fā)的《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》，沒(méi)有形成自己的實(shí)施細(xì)則和制度。即使建立了制度也在不同程度上存在執(zhí)行不嚴(yán)格現(xiàn)象，收集歸檔工作被動(dòng)、不及時(shí)。二是收集歸檔的材料不全面、不準(zhǔn)確。雖然《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》文件中對(duì)人事檔案收集歸檔的范圍作了規(guī)定，但當(dāng)前的人事檔案材料在全面準(zhǔn)確地反映一個(gè)人的全貌方面還是欠缺的?！　?/span>

    (三)檔案室硬件環(huán)境設(shè)施不齊全。對(duì)人事檔案管理必備的條件解決落實(shí)差，有個(gè)別基層單位沒(méi)有專(zhuān)用檔案室，有的單位檔案多、檔案室狹窄和潮濕、“六防”設(shè)備不配套，引起檔案材料霉變、蟲(chóng)蛀，影響檔案的美觀整潔、完整，有的管檔單位必備的切刀、統(tǒng)一的檔案夾，都無(wú)法購(gòu)置齊備。

    (四)管檔人員業(yè)務(wù)不熟、檔案管理手段落后。基層管檔人員沒(méi)有組織專(zhuān)業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，業(yè)務(wù)不熟，對(duì)檔案的重要性、管檔要求和檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，難以適應(yīng)人事檔案管理工作。個(gè)別管理人員在接轉(zhuǎn)、調(diào)出、轉(zhuǎn)入、退休等需要查檔案時(shí)不嚴(yán)格履行手續(xù)按規(guī)定辦事，部門(mén)與管檔單位協(xié)調(diào)不夠，各做各的，需要用檔案時(shí)，為了各自方便，不到管檔單位查閱檔案，叫本人自己提，造成在接轉(zhuǎn)檔案時(shí)不密封，嚴(yán)重影響了檔案的保密性。目前，檔案管理部門(mén)的管理手段還是手工操作，即使利用計(jì)算機(jī)管理，也僅限于將名字與檔案號(hào)輸入、輸出與檢索的管理，計(jì)算機(jī)現(xiàn)代化管理的潛力完全不能發(fā)揮出來(lái)，并沒(méi)有從根本上改變手工操作運(yùn)轉(zhuǎn)慢、效率低的問(wèn)題。

二、人事檔案管理的對(duì)策與思考

(一)提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)。人事檔案是用人單位在管理人力資源的過(guò)程中形成的人事記錄，可以較為全面地反映個(gè)人的工作能力、工作表現(xiàn)以及個(gè)人品德等方面的狀況。人事檔案是做好檔案工作的基本條件之一，借助人事檔案了解一個(gè)人在各個(gè)時(shí)期的表現(xiàn)。為此，必須提高各級(jí)各部門(mén)對(duì)人事檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，切實(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)。

    (二)加強(qiáng)檔案工作的基礎(chǔ)建設(shè)。按照《干部檔案工作條例》第二十七條規(guī)定，干部檔案管理部門(mén)要建立堅(jiān)固、防火、防潮的專(zhuān)用檔案庫(kù)房，配置鐵質(zhì)的檔案柜，庫(kù)房面積每千卷需2平方米至25平方米，庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)設(shè)置空調(diào)、去濕、滅火等設(shè)備，庫(kù)房防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設(shè)施，庫(kù)房、閱檔室、辦公室三室分開(kāi)。

    (三)加強(qiáng)人事檔案管理人員隊(duì)伍的自身建設(shè)，提高人事檔案管理人員素質(zhì)。要注意加強(qiáng)干部檔案工作隊(duì)伍建設(shè)，選擇政治上可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強(qiáng)的共產(chǎn)黨員從事干部檔案工作，注意對(duì)他們的教育培養(yǎng)，關(guān)心他們的工作、生活，充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性。一是由組織部門(mén)每2年~3年組織培訓(xùn)一次業(yè)務(wù)知識(shí)，使他們了解管理檔案的重要性，增強(qiáng)責(zé)任心。掌握如何收集和鑒別歸檔材料、整理、裝訂檔案的技術(shù)，知道如何把檔案管好。二是配置專(zhuān)(兼)職人事檔案管理人員，落實(shí)管檔人員待遇。干部檔案管理的基本要求，就是外在形式的規(guī)范統(tǒng)一及內(nèi)容的完整、真實(shí)、實(shí)用，要實(shí)現(xiàn)這個(gè)要求需要一支熱愛(ài)檔案工作、熟練檔案業(yè)務(wù)、安心本職工作、具有奉獻(xiàn)精神的檔案管理干部。為此，應(yīng)參照檔案局對(duì)文書(shū)檔案管理人員的待遇標(biāo)準(zhǔn)，落實(shí)人事檔案管理人員應(yīng)有的待遇。

    (四)建立人事檔案信息系統(tǒng)，提高科學(xué)管理水平。要利用先進(jìn)技術(shù)和手段管理人事檔案和人事檔案信息，必須建立適合基層工作特點(diǎn)、統(tǒng)一開(kāi)發(fā)的人事檔案信息管理系統(tǒng)，也可把它設(shè)計(jì)為人力資源管理系統(tǒng)的一個(gè)子系統(tǒng)，從而實(shí)現(xiàn)人事檔案管理工作的電子化、科學(xué)化，提高人事檔案工作的科學(xué)管理水平，為基層工作提供有力保障。

    總之，人事檔案能夠?yàn)橛萌藛挝惶峁┹^為完整的人才信息，方便領(lǐng)導(dǎo)作出用人決策，更好地發(fā)揮人力資源的作用。人事檔案管理工作的好壞會(huì)直接影響到用人單位的工作效率，直接影響到每個(gè)人的切身利益，只有管理好人事檔案，發(fā)揮檔案的最佳作用，充分挖掘人力資源的潛力，才能在最大程度上保障整個(gè)基層人事工作的正常運(yùn)行。

（作者系新蔡縣河塢鄉(xiāng)人力資源社會(huì)保障服務(wù)所）